A secretaria de uma escola é estabelecida como o principal centro de atendimento e fluxo de informações administrativas e pedagógicas. Nesse espaço, a todo tempo, seus funcionários dialogam com pais, alunos, corpo docente e gestores, gerando, distribuindo e compilando dados relevantes para toda a comunidade escolar.
Além disso, a secretaria é, possivelmente, a porta de entrada da instituição, já que é por meio dela que acontece o primeiro contato das famílias que desejam matricular seus filhos na escola.
Portanto, para garantir um atendimento de qualidade e, concomitantemente, gerar melhores resultados do ponto de vista administrativo, a organização da secretaria precisa acompanhar o dinamismo institucional e favorecer o trabalho de forma global.
Pensando nisso, criamos este artigo com uma série de dicas para ajudar a manter a secretaria de sua escola organizada. Venha conosco nesta leitura!
Por que a organização da secretaria beneficia a escola
Trabalhar em um local desorganizado, bagunçado, com processos altamente burocráticos e um grande volume de informações dispostas de forma analógica em pilhas de arquivos, sem dúvida, afetará negativamente o desempenho individual dos colaboradores e o da organização como um todo.
No caso de uma escola, em especial, a organização da secretaria implica a implementação de processos padronizados, tanto para a manipulação de informações quanto para o próprio atendimento geral.
Em primeiro lugar, por ser a porta de entrada da escola, uma secretaria organizada transmite uma sensação de controle e competência perante o público. Internamente, a organização contribui para que o trabalho seja recebido e posicionado para altos níveis de produtividade.
Além disso, o próprio fato de a secretaria ser organizada resguarda o ambiente de distrações, erros e retrabalhos, o que favorece a entrega de resultados corretos, eficazes e com maior agilidade.
Para tanto, a organização precisa envolver, pelo menos, as seguintes questões:
- adequação do espaço físico;
- ordenação de arquivos e documentos físicos;
- padrão de atendimento ao público;
- uso de tecnologias de informação e comunicação;
- procedimentos padrão de fluxo de demandas e solicitações;
- treinamento e envolvimento da equipe de trabalho.
Com esses pontos bem sistematizados, é possível garantir mais eficiência na gestão da secretaria, o que influencia diretamente o nível de satisfação no atendimento. De outro lado, evita-se sobrecarga dos colaboradores, estresse e perda de tempo decorrente da realização de trabalhos repetitivos ou, como dissemos, para consertar problemas.
4 ações eficientes para a organização da secretaria de sua escola
Vejamos, na prática, algumas estratégias para você implantar agora mesmo.
1. Invista em mobiliário moderno e multiuso
Tornar o ambiente de trabalho mais leve e harmonioso contribui para a eficiência. De um lado, está o conforto e bem-estar dos colaboradores; de outro, a organização da secretaria. A oportunidade de combinar estética com benefícios funcionais é uma maneira não apenas de tornar o ambiente mais elegante e atraente para a equipe, como também uma forma de facilitar o dia a dia.
Se o mobiliário de sua secretaria estiver obsoleto, você precisa investir em itens modernos e, preferencialmente, multifuncionais. O motivo é simples: você ganha mais espaço e consegue organizar melhor os materiais e documentos ao mesmo tempo em que privilegia a organização.
Porém, se sua verba não possibilitar a aquisição imediata de novo mobiliário, observe a disposição do espaço e como são organizados itens de escritório e documentos importantes. Se detectar materiais amontoados ou em disposição pouco funcional, consiga caixas organizadoras, bandejas e pequenos arquivos, a fim de facilitar a manipulação.
2. Organize documentos físicos de forma eficiente
A presença de um grande volume de papel é constante na rotina de toda secretaria escolar. Por isso, é importante separá-lo de maneira eficiente e, preferencialmente, tentar reduzir essa quantidade de documentos físicos.
Primeiro, determine um espaço na escola onde guardar documentos antigos, como é o caso de prontuários de alunos de gerações anteriores. Em escolas tradicionais, esses arquivos são bastante valorosos, pois retratam a história da organização. O problema é que ocupam muito espaço.
Quanto aos documentos atuais, convém separá-los por categorias e manter à mão os itens que você, com certeza, acessará frequentemente, como contratos atuais, relatórios, fichas de alunos, boletins etc. Demais arquivos podem ir para outro espaço, de maneira a reduzir o volume no ambiente.
Uma dica para garantir maior espaço e manter os documentos à mão é utilizar sistemas informatizados (falaremos sobre isso adiante), que mantêm as cópias dos documentos on-line. No entanto, se você não puder se desfazer de certos documentos, também há a alternativa de digitalizá-los e organizar um banco de dados, enquanto a versão física vai para um estoque de arquivos permanentes, popularmente conhecido como arquivo morto.
3. Adote tecnologias digitais
A transformação digital está possibilitando a adoção de uma série de tecnologias arrojadas para a gestão da informação no ambiente escolar e melhor relacionamento com o público. Para você ter uma ideia, separamos duas que contribuirão muito para a organização da secretaria. Confira.
Sistema inteligente de gestão educacional
A adoção de um sistema inteligente de gestão educacional traz inúmeros benefícios para a instituição, pois a solução é capaz de concentrar todo tipo de informação administrativa e pedagógica que precisa ser mantida e gerenciada diariamente.
Essa ferramenta facilitará a execução das tarefas ao automatizar processos, eliminar erros e retrabalhos e gerar relatórios de desempenho em tempo real.
Ainda, como o gerenciamento operacional passa a ser digital, a comunicação se torna mais efetiva e permite cruzar de forma sistemática informações outrora separadas (como finanças + área pedagógica + recursos humanos), o que possibilita aos gestores enxergar com exatidão os cenários institucionais e tomar decisões mais acertadas.
Chatbot de atendimento
Os chatbots chegaram para oferecer um atendimento rápido, personalizado e confiável. Trata-se de ferramentas interativas de inteligência artificial que reproduzem a linguagem humana e fornecem respostas automáticas às demandas dos usuários a partir do cruzamento de informações presentes nas bases de dados.
Como são dotados da tecnologia machine learning (aprendizagem de máquina), também têm a capacidade de se sofisticar ao aprender com as respostas dadas por uma uma pessoa real e evoluir em seu atendimento sem a necessidade da intervenção humana.
4. Estabeleça padrões de atendimento ao público
Além de estabelecer processos padronizados e objetivos, é fundamental que sua equipe de colaboradores seja treinada para obedecer a padrões de atendimento ao público.
Como criar empatia com os pais é fundamental para a sustentação da imagem da escola, todos os funcionários da linha de frente precisam agir de forma coordenada, “falando a mesma língua”.
Esse padrão de atendimento inclui desde o comportamento na hora de receber um telefonema ou atender in loco, dando respostas precisas e mostrando cordialidade e flexibilidade para administrar cada demanda, até a definição de prazos e taxa de retorno positivo.
Como você pôde ver, preservar a organização da secretaria de sua escola é uma estratégia para garantir uma linha de trabalho mais coesa e aumentar o índice de satisfação da comunidade escolar. Ao consolidar a tecnologia de gestão educacional entre os colaboradores, as chances de melhorar a produtividade aumentam, e a escola será altamente beneficiada sob diversas óticas.